Das Jahr 2025 bringt einige Veränderungen mit sich – darunter auch die E-Rechnung. Aber gibt es E-Rechnungen nicht schon lange? Was genau ändert sich in zwei Wochen für Unternehmen? Was bietet JTL-Software zum Thema E-Rechnungen? Das klären wir hier in unserem Blogbeitrag.  

E-Rechnung - was ist das eigentlich?

Rechnungen ausstellen und begleichen – das ist für die meisten Menschen alltäglich. Wenn ich eine Dienstleistung oder ein Produkt von einem Unternehmen in Anspruch nehme, wird mir eine Rechnung ausgestellt, um die erbrachte Leistung oder Lieferung abzurechnen.

Bisher war es üblich, Rechnungen – egal ob im B2B- oder B2C-Bereich – entweder postalisch oder als PDF-Datei per E-Mail zu versenden. Sobald Rechnungen digital, beispielsweise per E-Mail, verschickt wurden, sprach man von einer E-Rechnung. Jetzt ändert sich die Definition.

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff E-Rechnung genauer definiert:
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte nicht mehr auf Papier oder in einer Bilddatei wie einem PDF dar, sondern in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz. Diese Änderung soll den elektronischen Rechnungsverkehr vereinheitlichen und erleichtern.

e-rechnung-bund.de

Alle anderen Rechnungsarten, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden unter dem Begriff „Sonstige Rechnungsarten“ zusammengefasst.

Was gilt ab dem 1.1.2025 für E-Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen (Business-to-Business) in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und rechtskonform zu archivieren. Damit beginnt eine Übergangsphase, in der Unternehmen schrittweise vollständig auf die neuen E-Rechnungen umstellen können. Diese Zeit bietet ausreichend Gelegenheit, die notwendigen Umstrukturierungen vorzunehmen und ihre Systeme entsprechend anzupassen.

Ab dem 1. Januar 2027 sind dann alle Unternehmen verpflichtet, auch elektronische Rechnungen auszustellen.

Papierrechnungen können bis 31. Dezember 2026 weiterhin verwendet werden. Bei anderen Formaten, wie PDF-Rechnungen, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Solange der Empfänger nicht ausdrücklich widerspricht, wird dies als Zustimmung gewertet.

Erst nach Ende der Übergangszeit, also ab dem 1. Januar 2027, müssen alle B2B-Unternehmen vollständig auf die neue Regelung der E-Rechnungen umsteigen. Der Umstieg auf E-Rechnungen soll zur Förderung der Digitalisierung beitragen und Unternehmen dabei helfen, Arbeit und Zeit zu sparen.

Wer ist von der Einführung der E-Rechnung ab Januar 2025 betroffen?

Die Regelung zur E-Rechnung betrifft steuerpflichtige Unternehmen, die im B2B-Bereich (Business-to-Business) tätig sind. Diese Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Privatkunden (Business-to-Consumer) sind von dieser Regelung ausgenommen. Unternehmen können weiterhin Rechnungen in Form von Papier oder PDF an private Endverbraucher ausstellen.

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

Die E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm legt die Anforderungen an eine strukturierte und maschinenlesbare Rechnung fest. Die beiden gängigen Formate für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das vollständig maschinenlesbar ist und vor allem für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben wird. Sie erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist besonders relevant für Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten.

Das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.1) kombiniert ein lesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dieses Hybridformat ist flexibel und kann sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich genutzt werden. Es eignet sich ideal für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse schrittweise digitalisieren möchten, da es Menschen und Maschinen gleichermaßen anspricht.

Hier hat JTL die Unterschiede der beiden Formate in ihrem Blog gut gegenüber gestellt: Unterschiede der E-Rechnungsformate

Wie ist JTL auf die E-Rechnung vorbereitet?

Wenn ihr die JTL-Wawi ab Version 1.9.6.0 verwendet, habt ihr die Möglichkeit, E-Rechnungen ganz einfach zu erstellen und auszugeben. Diese Funktion ermöglicht es euch, die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht zu erfüllen und gleichzeitig eure Geschäftsprozesse zu optimieren. Besonders wichtig ist dabei, dass ihr sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen generieren und versenden könnt – zwei gängige Formate, die den europäischen Normen entsprechen.

Wie genau ihr diese E-Rechnungen in JTL-Wawi erstellt und ausgibt, erfahrt ihr in der detaillierten Anleitung von JTL-Software. In diesem Guide wird Schritt für Schritt erklärt, wie ihr die entsprechenden Exportvorlagen für XRechnung und ZUGFeRD anlegt und eure Rechnungen im gewünschten Format verschickt.

Weitere Informationen und eine ausführliche Anleitung findet ihr hier:
E-Rechnungen in JTL-Wawi erstellen und ausgeben

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Natürlich bringt jede Neuerung für Unternehmen zunächst Herausforderungen mit sich. Die Einführung der E-Rechnung ist dabei keine Ausnahme. Doch sobald die Übergangszeit vorbei ist und sich die neue Regelung vollständig im Geschäftsleben etabliert hat, sollten zahlreiche Vorteile deutlich spürbar sein:

  1. Zeitersparnis und Effizienz
    Dank der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen können manuelle Eingaben reduziert und Rechnungen schneller bearbeitet werden. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
  2. Kostensenkung
    Der Verzicht auf Papier, Porto und manuelle Archivierung senkt die Betriebskosten erheblich.
  3. Umweltfreundlichkeit
    Durch die papierlose Abwicklung trägt die E-Rechnung zur Schonung von Ressourcen und zur Reduzierung von CO₂-Emissionen bei.
  4. Rechtssicherheit und Standardisierung
    Die E-Rechnung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und ist dank der europäischen Norm EN 16931 standardisiert, was die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen erleichtert.
  5. Optimierte Archivierung
    E-Rechnungen können digital und rechtskonform archiviert werden, was Platz spart und die Suche erleichtert.
  6. Förderung der Digitalisierung
    Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt hin zu vollständig digitalen Geschäftsprozessen und verbessert die Integration zwischen Unternehmen und deren Systemen.

Ob diese Vorteile tatsächlich eintreten, wird die Zeit zeigen. Unternehmen und Branchen werden unterschiedlich schnell von der Umstellung profitieren, und es bleibt abzuwarten, wie reibungslos die Umsetzung in der Praxis verläuft.

Wir möchten darauf hinweisen, dass dieser Artikel zu Informationszwecken dient. Obwohl wir sehr gewissenhaft recherchiert und zahlreiche Quellen studiert haben, können dennoch Fehler unterlaufen.

Einige dieser Quellen listen wir gerne auf, um euch weiterführende Anlaufstellen zu diesem Thema zu bieten:

FAQ zum Thema E-Rechnung:
Bundesfinanzministerium - FAQ zur E-Rechnung

Weitere Quellen:

In diesem Artikel sind eine Reihe von Softwarelösungen aufgelistet, die man für E-Rechnungen verwenden kann:
IHK München - Marktübersicht E-Rechnung

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt Unternehmen vor eine Herausforderung, bietet jedoch zahlreiche Vorteile. Die Umstellung auf maschinenlesbare Rechnungen wird die Effizienz steigern, Kosten senken und die Digitalisierung vorantreiben. Besonders wichtig sind die flexiblen Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Mit der Übergangsfrist bis 2028 haben Unternehmen genügend Zeit, sich anzupassen. Die E-Rechnung verspricht eine optimierte Archivierung, geringere Fehleranfälligkeit und eine rechtssichere Abwicklung. Letztlich wird sich die Praxis zeigen, wie schnell Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung umsetzen können.